Je hebt in een jaar waarschijnlijk meer vergaderingen dan je op je twee handen kunt tellen. Toch kan je de vergaderingen waarbij alles klopt waarschijnlijk wel op één hand tellen. Dat de vergaderlocatie klopt, de agenda op tijd rond is, dat alle genodigden aanwezig zijn, dat er echt constructief wordt vergaderd… Dat komt dus echt niet zo vaak voor. Maar waar ligt dat nu aan? Hoe kan je ervoor zorgen dat iedere vergadering een succes is? Hier zijn wat tips.
Zorg dat de locatie klopt
Kijk, je kunt met de complete vereniging in een huiskamer gaan zitten of met het hele bedrijf in de kantine, maar die locaties associëren mensen nou niet direct met geconcentreerd overleg. Zorg dus voor een locatie die voorkomt dat mensen afgeleid raken, maar die wel voldoende sfeer heeft. Een toevallig leegstaand kantoor is eigenlijk geen optie. Kies eens een restaurant, een zaaltje in een zalencentrum of ga met z’n allen op wandelvergadering. Het werkt!
Zorg dat er duidelijkheid is
Duidelijkheid over de aanvangstijd van de vergadering en ook over de pauzetijd en de eindtijd. Maar ook over de agenda. Zorg dat alle punten op de agenda duidelijk zijn en dat mensen zich goed kunnen voorbereiden op wat er van ze gevraagd wordt tijdens een vergadering. Verwacht jij een financieel verslag? Zorg dan dat je de penningmeester of de boekhouder een seintje geeft over je verwachtingen. Stuur de agenda ook ruim op tijd rond. Zo kunnen mensen er eventueel nog vragen over stellen of wijzigingen in (laten) aanbrengen. Ook hebben mensen dan een extra herinnering zodat ze nog even de tijd kunnen nemen om de notulen van de vorige vergadering door te nemen. In die notulen staan vaak actiepunten waar in een volgende vergadering een update over gegeven moet worden.
Wissel eens van voorzitter
Maak een roulatiesysteem waarbij iedere deelnemer om de beurt de voorzitter van de vergadering is. Hij of zij heeft dan het roer in handen. Je zit dan niet altijd maar met dezelfde voorzitter en je houdt de mensen op die manier scherp en actief. De voorzitter heet welkom, zorgt dat alle punten van de agenda worden behandeld en sluit af. Ook een eventuele stemming gaat onder leiding van de voorzitter. Door om de beurt deze taak op je te nemen zorg je voor meer betrokkenheid bij de deelnemers aan de vergadering. Wie weet wat dat allemaal oplevert voor de toekomst van je bedrijf of de vereniging?
